Huishoudelijk reglement
- Hoofdstuk 1: algemeen
- Hoofdstuk 2: raad van bestuur
- Hoofdstuk 3: leden
- Hoofdstuk 4: rechten en plichten van de karateka
- Hoofdstuk 5: clubverandering (transfer)
- Hoofdstuk 6: technisch reglement
- Hoofdstuk 7: tuchtreglement
- Hoofdstuk 8: algemeenheden
- Hoofdstuk 9: nieuwe club
- Hoofdstuk 10: administratie
HOOFDSTUK 1 : ALGEMEEN.
1. Inleiding.
Dit Huishoudelijk Reglement regelt :
- de relatie tussen JKA Vlaanderen en haar leden.
- de relatie tussen JKA Vlaanderen en de bij de werking van haar leden aangesloten karatebeoefenaars.
- de relatie tussen de leden van JKA Vlaanderen en de bij hun werking aangesloten karatebeoefenaars.
- Elk lid moet hiervan minstens één exemplaar bezitten en dit ter inzage beschikbaar stellen van de bij haar karatewerking aangesloten karatebeoefenaars.
- Elk lid en haar clubleden (zie definitie verder) schikken zich naar dit reglement. Elk lid en haar clubleden (zie definitie verder) worden geacht op de hoogte te zijn van dit reglement. De omzendbrieven die elke verandering aan het reglement melden, moeten aan het beschikbaar exemplaar van het Huishoudelijk Reglement toegevoegd worden.
2. Taal.
Elk lid en ieder clublid gebruikt bij correspondentie met JKA Vlaanderen de Nederlandse taal evenals bij correspondentie tussen het lid en haar clubleden.
3. Definities.
Lid.
Elke club aangesloten bij JKA Vlaanderen is lid van de vzw JKA Vlaanderen.
Club.
Onder 'club' wordt begrepen een bij de JKA Vlaanderen vzw aangesloten club.
Karateka.
Onder 'karateka' wordt begrepen hij die houder is van een geldige vergunning bij de Vlaamse Karate Federatie vzw en clublid is (zie verder).
Clublid.
Onder 'clublid' wordt begrepen de karateka houder van een geldige vergunning bij de Vlaamse Karate Federatie vzw en die aangesloten is bij de werking van een club die tezelfdertijd aangesloten is bij de Vlaamse Karate Federatie vzw en bij de Vlaamse Karate Vereniging vzw. Deze definitie moet gezien in de brede zin van het woord en bedoelt niet alleen de echte leden van een club (bvb. in geval van een vzw) maar iedereen die zich verbonden heeft aan de specifieke karatewerking van een club (bvb, door een trainingskaart).
Onder 'zich verbonden hebben aan de specifieke karatewerking van een club' wordt begrepen:
zich verbonden hebben tot de werking van een lid van JKA Vlaanderen door vermelding van de naam van dit lid van JKA Vlaanderen op de aanvraag tot vergunning.
Deze verbinding blijft geldig zolang geen aanvraag tot verande¬ring van club, ingediend op de voorgeschreven wijze, aanvaard werd door de betreffende karateorganisatie.
Iemand wordt niet langer beschouwd als 'clublid'
- van zodra hij/zij geen houder is van een geldige vergunning bij de Vlaamse karate Federatie vzw,
- hij/zij niet meer verbonden is aan de karatewerking van een club, lid van de Vlaamse Karate Federatie vzw en de Vlaamse Karate Vereniging vzw.
HOOFDSTUK 2 : RAAD VAN BESTUUR.
1. Samenstelling.
De raad van bestuur is samengesteld volgens de statuten van de vzw JKA Vlaanderen en in toepassing van de wet op de verenigingen zonder winstgevend oogmerk.
Leden van de raad van bestuur worden verder bestuurders genoemd.
2. Gedelegeerde bestuurders.
Volgende bestuurders worden gedelegeerd tot de vermelde functies.
De voorzitter.
De voorzitter roept de raad van bestuur samen.
De voorzitter zit de algemene ledenvergaderingen en de vergaderingen van de raad van bestuur voor. Hij voert de beslissingen van de algemene vergadering en van de raad van bestuur uit. Hij zit de vzw JKA Vlaanderen voor en is de eerst geplaatste tussen zijn afgevaardigden. Hij behandelt de externe relaties van de vzw JKA Vlaanderen.
De ondervoorzitter.
De ondervoorzitter helpt niet alleen de voorzitter in zijn functie doch vervangt hem ook bij zijn afwezigheid of belet.
De secretaris-generaal.
De secretaris-generaal maakt de verslagen en de notulen op van de algemene vergaderingen en van de vergaderingen van de raad van bestuur en is verantwoordelijk voor de interne relaties binnen de vzw JKA Vlaanderen. Hij ondertekent samen met de voorzitter de notulen en legt ze ter goedkeuring voor op de volgende vergadering.
Een administratief secretaris kan de secretaris-generaal helpen in zijn functie. Eerstgenoemde kan hiervoor vergoed worden, maar is geen lid van de raad van bestuur en zijn functie brengt geen stemrecht mee.
De penningmeester.
De penningmeester behartigt de financiële belangen van de vzw JKA Vlaanderen. Hij zorgt voor de vorderingen van de sommen die men verschuldigd is aan de vzw. In overeenkomst met de raad van bestuur regelt hij de uitgaven en beheert de goederen van de vzw. Bij elke vergadering toont hij aan de raad van bestuur het financieel rapport, of telkens men hem erom verzoekt.
Hij zorgt voor de boekhouding van de uitgaven en inkomsten van de vzw.
De voorzitter, de secretaris-generaal en de penningmeester handelen de lopende zaken af, en brengen verslag uit aan de raad van bestuur.
3. Vertegenwoordiging van elke provincie in de raad van bestuur.
Binnen elke provinciale JKA werking wordt door de leden-clubs die tot die werking behoren een gedelegeerd bestuurder aangeduid om verkozen te worden als bestuurder van JKA Vlaanderen.
4. Leden.
De te verkiezen kandidaten voor de raad van bestuur JKA Vlaanderen:
- minstens twee jaar een leidinggevende functie uitgeoefend hebben en significant meegewerkt hebben aan de verbetering van de provinciale JKA karate¬werking;
- of reeds lid geweest zijn van de raad van bestuur VKF, VKV of BAKF.
- Zij die voor de eerste keer lid wensen te worden van de raad van bestuur JKA Vlaanderen moeten voorgesteld worden door de provinciale JKA leiding. De termijn voor hen die voorgedragen worden door de provincie is minimaal 1 maand voor de verkiezingen.
- Elkeen die zich zelf voorstelt als bestuurder moet dit minimum 6 maand voor de verkiezing doen. Hij moet op de laatste 2 of 3 vergaderingen van de raad van bestuur aanwezig zijn. De verplaatsingskosten hiertoe worden hem vergoed.
- De raad van bestuur kan zelf kandidaten voorstellen (zonder beperking).
- Leden van de raad van bestuur moeten JKA karateka zijn.
5. Werkgroepen.
De raad van bestuur kan zich laten adviseren door raadgevers of werkgroepen.
De voorstellen van deze laatste kunnen enkel bekrachtigd worden op een vergadering van de raad van bestuur.
Directiecomité
Het directiecomité voert de beslissingen van de raad van bestuur uit en rapporteert enkel aan de raad van bestuur.
6. Functies.
Alle functies binnen de raad van bestuur worden bij eenvoudige meerderheid van de bestuurders toegewezen.
7. Kommissies.
De raad van bestuur kan kommissies oprichten.
Alle kommissies van JKA Vlaanderen staan onder toezicht en gezag van de raad van bestuur JKA Vlaanderen.
8. Vergaderingen raad van bestuur.
De vergaderingen van de raad van bestuur zijn in principe open, voor de afgevaardigden van haar leden.
Volgende punten gelden hierbij:
- Aanwezigen (niet bestuurders) hebben geen stemrecht of spreekrecht
- Bepaalde punten kunnen op bevel van de voorzitter met gesloten deuren behandeld worden
- Uitnodigingen worden enkel gestuurd aan de leden van de raad van bestuur en kandidatenleden raad van bestuur.
- Belangstellenden kunnen zich informeren op het secretariaat.
9. Financiële transacties.
Zijn gemachtigd:
- Tot een bedrag van 1/100 van de jaarlijkse begroting.
Voorzitter of penningmeester, zonder voorafgaande bespreking in de raad van bestuur. Maandelijks mogen deze transacties niet meer dan 1/20 van de jaarlijkse begroting bedragen. - Tot een bedrag van 1/50 van de jaarlijkse begroting.
Minstens 2 bestuurders waarvan één voorzitter of penningmeester, zonder voorafgaand akkoord van de raad van bestuur - Tot een bedrag van 1/20 van de jaarlijkse begroting.
Minstens 2 bestuurders waarvan één voorzitter of penningmeester, met voorafgaand akkoord van de raad van bestuur.
Deeltransacties zijn niet toegelaten.
10. Commissarissen.
De commissarissen worden aangeduid door de algemene vergadering. Zij zien de rekeningen van de vzw na en brengen minstens éénmaal per jaar verslag uit tijdens de algemene vergadering.
HOOFDSTUK 3 : LEDEN
De leden van de vzw JKA Vlaanderen moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
- Het toepassen en opvolgen van de stijltechnische richtlijnen van de vzw JKA Belgium Academy
- De stijltechnische activiteiten staan onder leiding van een, door de vzw JKA Belgium Academy, aangeduide technisch clubverantwoordelijke.
1. Administratief bestuur.
-
Bestaat uit ten minste drie verschillende personen, nl. een voorzitter, een penningmeester en een secretaris.
-
De administratief verantwoordelijke van de club is de secretaris.
-
De voorzitter vertegenwoordigt de club.
-
De leden van het administratief bestuur van elke bestaande (of kandidaat ) club bij JKA Vlaanderen moeten voldoen aan de voorwaarden voor karateka.
-
Minstens 1 bestuurslid is actief karatebeoefenaar.
-
De leden van het bestuur van clubs aangesloten bij JKA Vlaanderen moeten minstens 18 jaar oud zijn, Belg zijn of minstens sedert de laatste 5 jaar een in België gevestigde vreemdeling zijn (d.i. : beschikken over een geldige verblijfsvergunning en ingeschreven zijn in de bevolkingsregis¬ters : het inschrijvingsnummer moet worden vermeld). Elke uitzondering hieromtrent wordt door de raad van bestuur afzonderlijk behandeld.
-
De functies van voorzitter, penningmeester of secretaris mogen niet toegekend worden aan personen die, in de schoot van de betreffende club, tegen vergoeding training geven of pedagogische activiteiten uitvoeren.
-
Elke karateka mag een administratieve functie waarnemen in :
. de eigen club (dit is de club waarbij hij karateka is)
. ten hoogste 1 (één) andere club van JKA Vlaanderen -
Elke wijziging aan voornoemde inlichtingen moet aan de secretaris generaal van JKA Vlaanderen meegedeeld worden en moet gebeuren met akkoord van de meerderheid (t.t.z. handtekening vereist van minstens 2 van de 3 personen van het administratieve bestuur, hiertoe kan een formulier ‘bestuurswijziging’ aangevraagd worden).
-
De clubs moeten er op voorbereid zijn dat op trainingen een provinciale gedelegeerde de geldigheid van de vergunningen van de trainenden kan komen controleren.
2. Briefwisseling.
-
De administratieve briefwisseling met de club geschiedt op naam van de secreta¬ris. De uitnodigingen tot de algemene vergaderingen worden verstuurd naar de voorzitter met kopie aan de secretaris(vkv).
-
De technische briefwisseling met de club geschiedt op naam van de technisch clubverantwoordelijke.
3. Technisch bestuur.
- Technisch clubverantwoordelijke :
. is de clubexaminator officieel aangesteld door de vzw JKA Belgium Academy
. is verantwoordelijke voor de technische leiding van de club
. is niet noodzakelijk lid van de betrokken club.
. moet jaarlijks voorgesteld worden
- Hoofdtrainer: (niet verplicht)
. is minstens 1ste kyu in de JKA Shotokan stijl.
Elke club staat onder de supervisie van een hoofdtrainer (HT).
De HT is een vergunninghouder die bij voorkeur aan één van volgende kwalificaties moet voldoen :
Diploma van TRAINER A of B van de Vlaamse Trainersschool (VTS - BLOSO) of een evenwaardig diploma (bvb. ADEPS) en over voldoende JKA kwaliteitsnormen beschikken.
De HT kan zich in de club laten bijstaan door hulptrainers en/of initiators.
De HULPTRAINER is een vergunningshouder bij voorkeur met een diploma zoals onder kwalificaties HT vermeld.
De INTITIATOR is een vergunningshouder bij voorkeur met het diploma initiator in jeugdsportbegeleiding (JSB)
De naam van de HT - aangesteld door het clubbestuur - wordt bekend gemaakt aan de VKF.
Wijziging van de hoofdtrainer.
Wanneer de hoofdtrainer de club verlaat, om welke reden ook, zijn alle leden vanaf dat ogenblik 2 maanden vrij om te transfereren naar een andere club van hun keuze. Bovendien moet men hiervan melding maken aan het secretariaat binnen de termijn van 1 maand.
De vervanging zal in een korte verklarende nota gemeld worden aan het secretariaat van de VKV. Deze nota zal de naam van de nieuwe hoofdtrainer en de ex-hoofdtrainer vermelden en moet door tenminste twee geregistreerde mandatarissen van het bestuur van de club, waaronder de voorzitter en de secretaris, ondertekend zijn. De transferperiode loopt vanaf de datum van kennisname van de vervanging op het secretariaat van de VKV.
4. Clubverantwoordelijke.
- kan aangeduid worden door het administratieve clubbestuur maar is niet verplicht.
- de aanduiding gebeurt in overleg met de raad van bestuur JKA Vlaanderen
- hij heeft geen specifieke opdracht in de club, maar adviseert de raad van bestuur van JKA Vlaanderen in geval van clubproble¬men die voorgelegd worden aan de raad van bestuur van JKA Vlaanderen.
- is niet noodzakelijk lid van de betrokken club.
5. Algemeen.
Tegen elke aangesloten lid kan JKA Vlaanderen maatregelen treffen, indien het zich niet houdt aan de reglementen.
HOOFDSTUK 4: RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE KARATEKA.
Elke karateka moet drager zijn van een geldige vergunning VKF.
Elke karateka, ongeacht in welke hoedanigheid, moet drager zijn van een geldige vergunning om deel te nemen aan :
- de karate instructie in zijn club ;
- provinciale, federale en nationale trainingen ;
- demonstraties, competities, wedstrijden om een wisselprijs e.d.
Inschrijving aan competities is enkel mogelijk mits akkoord van de club waarvan men administratief lid is.
Deelname aan competities is enkel mogelijk onder de naam van de club of organisatie waarvan men administratief lid is.
Clubverantwoordelijken en gelijkgestelden die het toenemen van het ledenaantal van de vereniging tegenwerken (personen zonder geldige vergunning aanvaarden als karateka enz.) verhinderen de groei en de goede werking van de vereniging. In die zin kan de raad van bestuur tegen deze personen sancties treffen.
Eveneens kan aan de betreffende club een boete opgelegd worden. Een raming van de gederfde vergunningsgelden wordt gemaakt en de boete bedraagt 2x dit bedrag.
In het bezit zijn van een geldige vergunning houdt automatisch in dat men valt onder de waarborg van de respectievelijke verzekeringspolis afgesloten door de vzw VKF.
De geldigheidsdatum van een vergunning blijft steeds op dezelfde jaarbasis behouden (bvb. een vergunning met geldigheidsdatum 31/08 blijft jaarlijks hernieuwbaar vóór 31/08). Behalve als bij betaling de geldigheidsdatum van de vergunning langer dan 6 maanden overschreden wordt.
Elke bestuurder van JKA Vlaanderen of zijn afgevaardigde kan de voorlegging van een vergunning vragen. Aan karateka’s waarvan de vergunning niet in orde is kan de deelname aan trainingen, wedstrijden en andere karateactiviteiten geweigerd worden.
Als er aanwijzingen zijn dat personen ongefundeerde aantijgingen of beschuldigingen uiten aan de federatie, haar bestuurders en/of vertegenwoordigers en aldus schade aanbrengen aan de organisatie, kan de aansluiting als karateka geweigerd worden.
HOOFDSTUK 5 : CLUBVERANDERING (transfer)
JKA Vlaanderen aanvaardt elke transfer die volgens de statuten en/of reglementen verlopen van de karateorganisatie waarbij de karateka een vergunning heeft.
HOOFDSTUK 6 : TECHNISCH REGLEMENT
Algemeen
Het technisch reglement van de vzw JKA Vlaanderen wordt bepaald door de vzw JKA Belgium Academy met statutennummer 1777298 of ondernemingsnummer 464177167.
HOOFDSTUK 7 : TUCHTREGLEMENT
Binnen JKA Vlaanderen zou er geen tuchtreglement meer zijn en zouden eventuele klachten en dergelijke verwezen worden naar de vzw VKF die een degelijk tuchtreglement heeft. (De manier waarop de verwijzing in het reglement van JKA Vlaanderen moet gebeuren wordt op dit moment nagevraagd bij juristen.)
HOOFDSTUK 8 : ALGEMEENHEDEN
Alle artikels treden in werking van zodra ze goedgekeurd zijn door de raad van bestuur.
HOOFDSTUK 9 : NIEUWE CLUB
Voorwaarden tot aanvaarding van een nieuwe club.
- Een aanvraag indienen bij de raad van bestuur JKA Vlaanderen volgens de vorm verder vermeld.
- Een gunstig advies hebben van de provinciaal verantwoordelijke instantie. De raad van bestuur JKA Vlaanderen behandelt, in geval geen gunstig advies gegeven wordt, elk geval afzonderlijk.
- Zie hiervoor Hoofdstuk 3 : Leden.
- De club voorziet in een degelijke ruimte die het beoefenen van karate toelaat.
- De hoofdtrainer is bij voorkeur in het bezit van een pedagogisch diploma (lic.L.O., regent L.O., VTS diploma)
- Aanvaard worden als lid volgens de statuten.
- Elke club, moet een aanvraag indienen tot aansluiting bij de JKA provinciale werking.
Bij aanvraag tot lidmaatschap ontvangt het kandidaat lid een voorlopige aanvaarding met een geldigheidsduur van 6 maanden, welke vervalt na deze periode.
Tijdens deze periode komt de aanvaarding van deze club op de dagorde van de raad van bestuur JKA Vlaanderen.
Binnen de zes maanden volgend op ontvangst van de aanvraag spreekt de raad van bestuur JKA Vlaanderen zich uit over al of niet aanvaarding.
Dit standpunt wordt aan de club gemeld.
De voorlopige aanvaarding kan niet ingeroepen worden als reden tot definitieve aanvaarding.
HOOFDSTUK 10 : ADMINISTRATIE
Aanvraag tot lidmaatschap.
Elke club die zich wenst aan te sluiten bij JKA Vlaanderen, moet de voorzitter van JKA Vlaanderen een aanvraag tot lidmaatschap, ondertekend door de voorzitter, secretaris, penningmeester en technisch clubverantwoordelijke, laten geworden.
Daarbij wordt vermeld :
- de naam van de nieuwe club inclusief de vestigingsplaats (trainingsplaats) (gemeente);
- de naam en het adres (eventueel telefoonnummer) van de trainingszaal ;
- het volledige adres van de lesgever en eventueel van de verantwoordelijke lesgever ;
- het Huishoudelijk Reglement van de club, ondertekend door de voorzitter, secretaris en penningmeester ;
- indien de club een vzw is, moeten ook de statuten van de club, ondertekend door de voorzitter, secretaris en penningmeester worden toegestuurd.